Enseignement supérieur : comment réussir la refonte de votre site Internet

La refonte d’un site Web, quel que soit le secteur, est souvent un projet de grande ampleur. Mais dans le contexte de l’enseignement supérieur, la nature décentralisée des écoles et des universités entraîne souvent des priorités concurrentes, des prises de décision en comité et un délai plus long que prévu. Le choix d’un consultant AMOA disposant d’une expertise dans le domaine de l’enseignement supérieur pour vous accompagner peut réduire ces problématiques avant même de lancer un appel d’offres et durant la réalisation de votre projet.

Les étapes à franchir avant de lancer votre appel d’offres pour le développement d’un site Web

Définissez vos publics cibles

Une première source de confusion concerne les publics ciblés et peut donner aux parties prenantes le sentiment de ne pas être entendues. Vous devez choisir qui est votre public primaire et quels sont les publics considérés comme secondaires ou tertiaires. En règle générale, le public primaire sont les étudiants potentiels, c’est-à-dire les prospects. Toutefois, il y a des cas où la notoriété de l’école est si forte que l’établissement peut se permettre de cibler un autre profil en premier.

Comme il peut y avoir sujet à débat, votre travail consiste à obtenir l’adhésion et à classer les publics clés par ordre de priorité : les étudiants actuels, le corps enseignant, le personnel, les anciens élèves, les donateurs, les partenaires, les membres de la communauté, etc.

Dans l’enseignement supérieur, votre site Internet doit répondre à un ensemble distinct d’objectifs marketing, d’objectifs d’inscription et d’objectifs de marque. Chacun de ces objectifs doit comprendre des objectifs spécifiques liés à vos publics cibles et à des indicateurs clés de performance (KPI).

Déterminez vos ressources à allouer

Que vous prévoyiez de faire tout le travail en interne ou de vous associer à un ou plusieurs prestataires, vous devez avoir une idée claire des ressources dont vous disposez.

Cela concerne le budget mais pas seulement, les ressources humaines et le temps qu’elles peuvent mettre à disposition pour le projet sont importants. De quelle capacité disponible votre équipe dispose-t-elle et comment voulez-vous affecter ces ressources ? Voulez-vous que votre équipe fasse de l’audit ? Qu’elle se concentre sur la recherche de consensus ? La création d’actifs ? La rédaction de textes ? La migration du contenu ?

Le fait de fixer des attentes réalistes et de décider d’un plan de ressources aura un impact sur l’étendue de votre projet d’un point de vue fonctionnel et technique.

Organisez et hiérarchisez les parties prenantes

Votre site Web est l’un de vos principaux outils de marketing, de marque et d’inscription, mais il représente également l’ensemble de l’institution. Il est essentiel pour la réussite de votre projet de refonte que vous décidiez dès le départ :

• qui doit être impliqué ;
• à quel titre ;
• qui est chargé de prendre les décisions finales.

Vous devriez identifier les intervenants suivants :

1. Qui sera le principal point de contact de votre institution pour le projet ? Cette personne jouera le rôle de chef de projet.
2. Qui est le décideur final ? C’est le futur product owner du projet et ce n’est pas forcément le PDG ou le directeur de l’établissement. Si réduire à un seul individu s’avère trop complexe, vous devez vous limiter à un petit groupe de quatre personnes au maximum. Autrement, le consensus sera trop difficile à atteindre et génèrera des retards importants dans le projet et des frustrations en interne ;
3. Quels sont les points de vue qui doivent être évalués en permanence, tout au long du projet ? Selon l’ampleur du projet et en fonction de la taille de votre institut, la mise en place d’un comité de pilotage composé des parties prenantes peut être un atout. Le plus souvent, ce comité est composé de représentants du service commercial, du service admission, du marketing, du service IT (technologies de l’information), du service pédagogique et enfin d’étudiants ou d’anciens.
4. Qui aura en charge la rédaction des contenus ? C’est une zone de risque importante, la sous évaluation des contenus à rédiger ou mettre à jour associée à une indisponibilité de ceux qui ont l’expertise pour les rédiger.

Effectuez un audit de votre contenu

Identifiez le contenu exceptionnel avec lequel vous pouvez travailler et celui qui ne l’est pas. Les sites Web d’école sont parfois un puits sans fond de contenu entre les actualités, les événements, les fiches métiers, les pages formations, les campus, la vie étudiante, etc.

Combien de pages avez-vous actuellement sur votre site ? Combien de ces pages seront transférées sur le nouveau site ? Quelles pages doivent être consolidées ? Quelles pages peuvent être purement et simplement supprimées ? Quelles sont les pages qui doivent être réécrites ?

Vous devez vous sentir armé pour prendre ces décisions en utilisant les données statistiques que vous avez à disposition et en tenant compte des bonnes pratiques en matière de stratégie de contenu. Si vous ne prêtez pas attention aux données, vous pourriez supprimer une page Web que vous jugez non pertinente alors qu’elle draine des dizaines de prospects chaque mois à partir des résultats de recherche Google (SEO).

Vos contenus seront un bon point de départ pour définir les fonctionnalités dont vous aurez besoin ainsi que les modèles de page. Cela dit, en exploitant aussi les bonnes technologies (Comme Gutenberg pour WordPress), vous rendrez votre site Internet plus adaptable.

De plus, vous devrez créer un plan de redirection pour le contenu dont vous souhaitez vous débarrasser afin d’éviter les erreurs 404 qui pourraient entraîner une baisse du trafic organique après le lancement. Vous devrez également tenir compte de cet audit dans votre plan de ressources.

Tenez compte de votre calendrier

La création d’un calendrier réaliste, avec des étapes claires qui assurent un temps d’échange suffisamment long entre les parties prenantes, est essentielle pour aligner les attentes de l’équipe projet avec celles de la direction de l’établissement. Avez-vous un jalon institutionnel qui détermine votre calendrier de lancement préféré ? Si c’est le cas, quelles sont les pages qui doivent être absolument en ligne dès le lancement ? Adoptez-vous une approche progressive pour obtenir des résultats rapides ou espérez-vous que l’ensemble du site soit dans son état idéal avant de le lancer ?

Choisir un système de gestion de contenu

La décision de conserver votre système de gestion de contenu (CMS) actuel ou d’en adopter un nouveau n’est pas aussi simple qu’il n’y paraît. Conserver votre CMS actuel peut vous permettre de réaliser des économies dans les phases de développement et de migration du contenu. Cependant, un changement de système peut apporter des gains considérables si votre CMS actuel ne permet pas de mettre en place des stratégies de référencement adéquates, un support de développement suffisant, des capacités API/plugin prêtes à l’emploi ou une facilité de gestion de contenu et d’accès suffisante. Lorsque vous envisagez la gestion et la maintenance du contenu à long terme, votre CMS doit vous faire gagner du temps et de l’énergie.

Si vous souhaitez utiliser WordPress, j’ai travaillé à l’élaboration d’un socle technique pour école qui permet la mise en place de plusieurs sites à moindre coût sans sacrifier le web design.

Documentez vos exigences techniques et fonctionnelles

Pour avoir l’idée la plus précise du temps et des coûts associés à votre projet de développement Web, ne sautez pas cette étape. Il est tentant de laisser les professionnels du développement s’en occuper mais ils ne connaissent pas votre métier. De plus, le projet est souvent trop lourd pour pouvoir mettre de côté un tel sujet. Posez-vous au moins les questions suivantes :

• Est-ce qu’il y a une volonté d’industrialiser le socle de votre site pour pouvoir le réutiliser plus tard ?
• Combien de sites seront inclus dans le projet de refonte ?
• Quelles sont les connexions qui existent actuellement sur votre site et quelles sont celles qui, si elles étaient ajoutées, permettraient de créer une expérience utilisateur meilleure pour votre public ?
  • Par exemple : L’intégration de votre CRM doit être une priorité. En outre, le partage d’informations entre votre CRM et votre site Web doit se faire dans les deux sens (arrêtez de demander 200 fois le nom et prénom d’un prospect que vous connaissez déjà).
• De même, quelles sont les fonctionnalités Web qui vous permettent actuellement de mieux faire votre travail et quelles sont celles qui, si elles étaient ajoutées, amélioreraient l’expérience utilisateur de l’un ou de tous les publics de votre site ?

Vous pouvez vous aider de votre audit des contenus pour élaborer votre cahier des charges.

Définissez vos indicateurs de performance

Pour un projet aussi long et lourd en investissements qu’une refonte de site Web, vous voudrez disposer d’autant de preuves que possible pour démontrer son retour sur investissement. Pour y parvenir, vous devrez établir des points de référence avant de commencer à travailler sur un nouveau site, afin de pouvoir éventuellement montrer une évolution claire des mesures de vos indicateurs clés de performance. En fin de compte, vous devez décider quelles données vous voulez collecter ou horodater avant ou après le lancement. Si vous n’êtes pas sûr de ce que devraient être vos indicateurs clés de performance compte tenu des performances actuelles de votre site et des objectifs stratégiques de votre institution, vous pouvez faire appel à moi.

Faites le point sur votre bibliothèque média

Ce point peut sembler surprenant mais il est fréquent de se retrouver sans photo ou avec des photos de piètre qualité reprise depuis Facebook, par exemple. Lors du déploiement de votre site Internet, vous allez être confronté à la bonne santé ou non de vos ressources multimédias : photos et vidéos. Soit vous avez assez de matière et le design ne s’en portera que mieux, soit vous n’avez rien à proposer et le design s’en trouve confus. Pouvez-vous décemment laisser ce bandeau plein écran vide ? Tous ces étudiants qui nous tournent le dos est-il un bon message pour les prospects ?

Si vous disposez d’une bibliothèque bien fournie de photographies et de vidéos dont le style est cohérent et en phase avec la personnalité de votre marque, vous êtes en avance sur la plupart des établissements d’enseignement supérieur et des universités. Si vous faites partie de la majorité de ceux qui ont du mal à garder leurs actifs à jour, vous devrez planifier une série de prises de vue bien avant le lancement de votre site. À un moment donné, il vous sera demandé de remplir chaque page de votre nouveau site avec des images. Vous ne voulez pas être obligé de fouiller dans les archives pour trouver des images et perdre un temps considérable.

En résumé

Les projets de refonte de sites Web ne sont pas à prendre à la légère. C’est un volet budgétaire important pour une école. Trop souvent, les refontes ne consistent qu’à un simple ravalement de façade alors que le site de départ n’est techniquement ou fonctionnellement pas bon. Pour palier les lacunes du site, les écoles peuvent avoir une politique agressive en matière de référencement payant mais l’investissement peut alors facilement dépasser le plafond fixé.

Alors n’oubliez pas ces points de contrôle avant de vous lancer :

1. Définir vos publics cibles
2. Déterminer les ressources allouées
3. Identifier les parties prenantes
4. Réaliser un audit de vos contenus
5. Tenir compte de votre planning
6. Choisir un CMS
7. Rédiger un cahier des charges
8. Définir vos indicateurs de performance
9. Constituer une médiathèque

Si c’est trop pour vous, il se trouve que j’adore ce genre de choses ! N’hésitez pas à me contacter.