Comment un budget peut-il faciliter la communication au sein d’une organisation ?

Un budget est une prévision des ressources nécessaires pour atteindre les objectifs d’une organisation. Dans le cas d’une entreprise, cette dernière espère en retirer un bénéfice, notamment à travers ses résultats financiers. Il y a un budget global mais aussi des sous-budgets pour les différents services. Cette granularité peut aller jusqu’à l’échelle du projet (par exemple, le lancement d’un nouveau produit).

Le budget est généralement préparé sur une base annuelle, mais certains dirigeants examinent l’évolution des résultats réels sur une base trimestrielle et ajustent le budget pour les 12 mois à venir. Cette méthode est idéale dans un contexte de forte croissance. Le processus budgétaire, lorsqu’il est effectué correctement, favorise la communication au sein d’une organisation.

Partager les objectifs

Au cours du processus de budgétisation ou de planification d’un service, le dirigeant et son équipe de managers fixent des objectifs pour l’année à venir :

• Objectif de chiffre d’affaires
• Objectifs de productivité comme l’augmentation du pourcentage de marge brute
• Objectifs qualitatifs comme l’amélioration de la visibilité de l’entreprise sur le marché.

Le dirigeant de l’entreprise doit solliciter l’avis des membres de son équipe lors de la préparation des objectifs. Cette communication est importante car le PDG tiendra les membres de l’équipe responsables de l’atteinte des objectifs. Les cadres et les membres du personnel doivent avoir la possibilité de dire s’ils pensent que les objectifs sont raisonnables. La direction doit communiquer clairement le raisonnement derrière les objectifs fixés. Sans cette communication, les membres du personnel peuvent estimer que les objectifs sont trop difficiles à atteindre.

Justifier les demandes de budget

On demande souvent aux responsables de service de préparer leurs propres budgets, que l’équipe financière consolide en un budget global pour l’entreprise. Le dirigeant examine les budgets, et un processus de négociation en va-et-vient a lieu au cours duquel les responsables sont invités à démontrer pourquoi ils ont besoin des augmentations budgétaires demandées. Le budget sert à ouvrir des lignes de communication dans lesquelles les deux parties expriment leur soutien ou leur hésitation à financer les demandes. Cet exercice permet aussi de déceler les synergies ou les dépendances entre les services.

Aider la mise en œuvre du plan d’action

Une partie du processus de planification ou de budgétisation consiste à déterminer les ressources humaines, matérielles et financières nécessaires à la mise en œuvre des stratégies et des plans d’action de l’entreprise. Les responsables établissent un calendrier pour la réalisation des plans d’action et attribuent la responsabilité de l’exécution de chaque tâche au sein de leurs équipes respectives. L’équipe trace essentiellement le parcours futur de l’entreprise dans les moindres détails. Chaque membre du personnel doit coordonner ses efforts avec ceux des autres membres de l’organisation qui se voient confier des tâches liées à la même stratégie. La communication est nécessaire entre tous les membres du personnel concernés pour s’assurer que les tâches seront accomplies dans les délais prévus — c’est un élément essentiel du travail d’équipe.

Ici, détenir un budget est un élément essentiel de la réussite de vos projets et aussi un gain de temps considérable. Imaginez le cas suivant (déjà vu maintes fois en prestation Web) : le service marketing doit refondre le CRM de la société. Il est conscient des problèmes et peut élaborer un cahier des charges cohérent avec les besoins. Mais le service n’a aucune idée du budget qui peut être alloué et le cahier des charges peut rapidement se retrouver disproportionné par rapport aux capacités de l’entreprise.

Rétroaction sur les résultats réels

Avoir défini un budget permet d’en évaluer le retour sur investissement (ROI). La direction pourra comparer les résultats financiers réels aux prévisions et analyser les raisons de tout écart important. Pour les écarts qui ne sont pas des anomalies ponctuelles, l’entreprise peut décider qu’un changement d’orientation stratégique est nécessaire pour rapprocher les résultats réels des prévisions. Les rapports de comparaison entre le budget et les résultats réels constituent une base de discussion pour les membres de l’équipe, leur permettant de communiquer les changements dans l’environnement commercial qui requièrent l’attention de la direction. Par exemple, un nouveau concurrent peut être entré sur le marché et avoir un impact négatif sur les résultats des ventes de l’entreprise. La communication opportune des écarts et de leurs raisons permet à l’équipe d’apporter des changements stratégiques pour traiter les problèmes négatifs avant qu’ils n’affectent gravement les performances opérationnelles de l’entreprise ou sa position concurrentielle.